Un bureau de gestion de projets qui accompagne le programme de transformation numérique d’une organisation constitue le cadre de cette fonction de support administratif PMO. Vous coordonnerez le suivi des projets ainsi que la gestion administrative des ressources et des aspects financiers au sein d’un portefeuille, en vous appuyant sur Planview, SAP et Power BI afin que les chefs de projet et les parties prenantes restent alignés.
La mission
Le PMO accompagne plusieurs chefs de projet pour la gestion des ressources et des coûts, la communication et la gouvernance. Planview est l’outil central de gestion de projets, tandis que SAP prend en charge l’administration des projets et des aspects financiers et que Power BI permet le reporting du portefeuille. Un encodage précis des temps, le suivi des bons de commande et des factures, ainsi que le reporting au niveau des projets fournissent aux parties prenantes des domaines de la finance et de la gouvernance des informations fiables pour leurs décisions et leurs revues.
Vous serez le point de contact opérationnel des chefs de projet et les aiderez à lancer et à maintenir leurs projets, ainsi qu’à tenir à jour les données, plans et documents requis. Au quotidien, vous assurerez le suivi de la capacité des ressources, des accès des collaborateurs externes, de l’offre et de la demande, du reporting mensuel et de la facturation, ainsi que la coordination des réunions et le suivi des actions. Vous appliquerez également les normes du PMO, préparerez les communications relatives au portefeuille et assurerez la liaison avec les parties prenantes internes et les contacts chez le client.
Vos responsabilités
- Tenir à jour les données des projets et les registres de gouvernance dans Planview, SAP et Alfresco afin que les chefs de projet puissent s’appuyer sur des plans à jour, les accès nécessaires et une documentation actualisée.
- Coordonner l’encodage des temps, le reporting mensuel, la facturation, les bons de commande et le suivi financier par projet avec les équipes de projet et le service financier.
- Suivre la capacité des ressources ainsi que l’offre et la demande liées aux projets, organiser les accès pour les collaborateurs nouvellement intégrés et signaler rapidement les besoins en ressources non couverts.
- Produire des rapports et des communications à l’échelle du portefeuille dans Power BI, tout en assistant le PMO Manager lors des revues de gouvernance des projets, des audits et des mises à jour des processus.
- Organiser les réunions de projet, rédiger les procès-verbaux et consigner les actions, assurer le suivi des décisions et traiter les questions courantes liées au PMO pour l’ensemble de l’équipe projet.
Votre profil
Compétences essentielles
- Une expérience pratique du suivi de projets, notamment de la mise à jour de plans de projet simples, de plannings, des actions et des informations sur l’état d’avancement.
- Une connaissance pratique de Power BI et de Microsoft Office, en particulier d’Excel, de PowerPoint, d’Outlook et de Word, pour produire des rapports clairs et des communications de projet.
- Une expérience pratique de SAP pour soutenir l’administration de projets ou la gestion financière.
- Des compétences en administration d’Alfresco au niveau utilisateur, notamment pour aider les collègues à gérer leurs accès et leur fournir une assistance courante.
- Jusqu’à deux ans d’expérience pertinente dans le support PMO, l’administration de projets ou une fonction similaire.
- La capacité à gérer avec précision les informations relatives aux ressources, aux coûts et à la gouvernance sur plusieurs projets.
- De bonnes aptitudes en communication écrite et orale pour collaborer avec les chefs de projet, le service financier, les parties prenantes internes et les contacts chez le client.
- Une approche organisée, attentive aux détails et proactive, avec l’autonomie nécessaire pour gérer plusieurs priorités et s’adapter aux différents volets du PMO lorsque la charge de travail évolue.