Un régulateur financier belge s’appuie sur ses équipes de support pour contribuer à garantir un traitement équitable des consommateurs de produits et services financiers ainsi que le respect des règles de conduite dans l’ensemble du secteur financier. En tant qu’assistant de direction, vous soutiendrez un département pluridisciplinaire composé de juristes et d’économistes, en utilisant MS Office, OneNote et SharePoint pour gérer la correspondance, les documents, les dossiers et les réunions.
La mission
Le département contribue à la supervision des établissements financiers, des produits financiers, des prestataires de services financiers et des pensions complémentaires. Son travail combine des analyses juridiques et économiques, ce qui exige une gestion rigoureuse des documents, un suivi administratif fiable et une communication claire avec les interlocuteurs internes et externes. L’équipe d’assistants soutient les activités quotidiennes du département et contribue à ce que les informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.
Vous serez le principal point de contact administratif du département et assurerez le soutien quotidien de ses spécialistes juridiques et économiques. Votre rôle couvrira la finalisation de lettres, de rapports et de notes, l’enregistrement et la distribution de la correspondance, la tenue des dossiers, la gestion des appels téléphoniques et l’organisation de réunions internes et externes, y compris la coordination occasionnelle de déplacements professionnels. Vous assurerez également le suivi des actions administratives en cours et veillerez à tenir les parties prenantes informées en néerlandais et en français.
Vos responsabilités
- Coordonner la correspondance entrante et sortante, notamment son enregistrement, sa distribution, son suivi et son classement.
- Finaliser les lettres, rapports, notes et autres documents en vérifiant leur exactitude, leur cohérence et leur présentation.
- Tenir à jour des dossiers complets ainsi que les documents administratifs, conformément aux exigences du département.
- Organiser les réunions internes et externes, préparer les aspects pratiques et coordonner les déplacements professionnels occasionnels.
- Gérer les appels téléphoniques et les demandes quotidiennes avec professionnalisme, en les orientant si nécessaire vers l’interlocuteur approprié.
- Soutenir les juristes et les économistes dans le suivi administratif et établir de manière autonome les priorités entre plusieurs demandes.
Votre profil
Compétences essentielles
- Justifier d’au moins 5 ans d’expérience comme assistant de direction ou assistant d’équipe dans un environnement juridique.
- Être titulaire d’un bachelier en Office Management ou d’une qualification équivalente.
- Utiliser MS Office avec aisance, notamment Outlook, Word et Excel, pour préparer des documents, communiquer et assurer le suivi administratif.
- Travailler efficacement avec OneNote et dans le cadre de processus structurés de gestion des documents et de l’information.
- Communiquer de manière professionnelle et respectueuse avec les collègues et les interlocuteurs externes.
- Organiser votre travail de manière autonome, définir les priorités et garantir la précision lorsque vous gérez plusieurs demandes simultanément.
Compétences souhaitées
- Une expérience de l’utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire, la collaboration ou l’administration des dossiers.
Langues
- Néerlandais : C1, maîtrise professionnelle à l’écrit et à l’oral.
- Français : C1, maîtrise professionnelle à l’écrit et à l’oral.
- Anglais : B1, connaissance pratique dans un contexte professionnel.
Formation
- Bachelier en Office Management ou expérience professionnelle et qualification équivalentes.