Le service d’audit d’un régulateur financier contribue aux enquêtes portant sur les établissements financiers, les produits financiers, les prestataires de services et les pensions complémentaires, et veille au respect du serment professionnel des banquiers. En tant qu’assistant de direction, vous soutenez une équipe pluridisciplinaire d’environ 20 collègues en assurant le suivi de la correspondance, des dossiers, des réunions et des documents officiels. La fonction s’appuie sur Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, ainsi que sur OneNote et SharePoint.
La mission
Le service se compose de deux divisions. L’une mène des enquêtes portant sur les établissements financiers, les produits financiers, les prestataires de services et les pensions complémentaires, tandis que l’autre gère le serment professionnel des banquiers et les obligations déontologiques qui y sont liées. L’équipe réunit des juristes chargés des enquêtes, des gestionnaires de dossiers et trois assistants de direction. Ses dossiers administratifs et ses communications officielles doivent rester exacts, traçables et à jour.
Vous assurez la coordination administrative quotidienne du service d’audit. Vous êtes le point de contact pour les collègues et les interlocuteurs externes, vous gérez les flux de documents et d’e-mails, vous tenez les dossiers à jour et vous organisez les réunions internes et externes ainsi que les déplacements occasionnels. Vous aidez également l’équipe à appliquer et à mettre à jour les procédures de secrétariat. Le poste combine une définition autonome des priorités et une collaboration étroite au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
Vos responsabilités
- Finaliser les lettres, les rapports et les notes, en vérifiant leur structure, leur qualité linguistique, leur exhaustivité et leur présentation avant diffusion.
- Gérer la correspondance et les e-mails en enregistrant, en transmettant, en assurant le suivi et en classant les communications.
- Tenir à jour les dossiers afin que les documents, les actions et les informations sur l’état d’avancement restent à jour et faciles à retrouver.
- Coordonner les réunions internes et externes, y compris leur organisation pratique et la planification de déplacements occasionnels.
- Soutenir l’équipe en prenant ponctuellement en charge des appels téléphoniques, en clarifiant les demandes et en aidant les collègues à résoudre les problèmes administratifs.
- Améliorer l’administration au quotidien en assurant avec rigueur le suivi des procédures et en identifiant, si nécessaire, des ajustements pratiques.
Votre profil
Compétences essentielles
- Avoir au moins cinq ans d’expérience en tant qu’assistant de direction ou assistant d’équipe, de préférence dans un environnement juridique ou réglementaire.
- Utiliser Microsoft Office avec aisance, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote, et travailler efficacement avec SharePoint.
- Gérer plusieurs priorités, respecter les délais et passer d’une tâche à l’autre sans perdre le souci du détail.
- Communiquer de manière professionnelle et respectueuse avec les collègues et les interlocuteurs externes, tout en travaillant de manière autonome et au sein d’une équipe.
- Relire les documents avec un regard critique et adopter une approche mature et axée sur les solutions dans le travail administratif.
- Apprendre rapidement à utiliser les systèmes propres à l’organisation et appliquer systématiquement les procédures établies.
Langues
- Néerlandais : C1
- Français : C1
- Anglais : B1, connaissance pratique dans un contexte professionnel
Formation
- Bachelier en gestion de bureau ou qualification équivalente.