Deze administratieve PMO-supportfunctie situeert zich binnen een projectmanagementbureau dat het digitale transformatieprogramma van een organisatie ondersteunt. U coördineert de projectopvolging en de administratie van resources en financiën binnen een portfolio, en gebruikt Planview, SAP en Power BI om projectmanagers en stakeholders op één lijn te houden.
De missie
De PMO ondersteunt meerdere projectmanagers op het vlak van resourcebeheer, kostenbeheer, communicatie en governance. Planview is de centrale tool voor projectmanagement, terwijl SAP instaat voor de project- en financiële administratie en Power BI rapportering op portfolioniveau mogelijk maakt. Een nauwkeurige tijdsregistratie, de opvolging van aankooporders en facturen en rapportering op projectniveau bezorgen de stakeholders binnen Finance en governance betrouwbare informatie voor beslissingen en evaluaties.
U bent het operationele aanspreekpunt voor projectmanagers en helpt hen om projecten op te starten en te beheren, zodat de vereiste gegevens, plannen en registraties actueel blijven. Uw dagelijkse taken omvatten de opvolging van de resourcecapaciteit, het toegangsbeheer voor externe collega’s, de opvolging van vraag en aanbod, maandelijkse rapportering en facturatie, de coördinatie van vergaderingen en de opvolging van acties. U past ook de PMO-standaarden toe, bereidt communicatie op portfolioniveau voor en stemt af met interne stakeholders en contactpersonen bij de klant.
Uw verantwoordelijkheden
- Houd projectgegevens en governance-registraties in Planview, SAP en Alfresco actueel, zodat projectmanagers kunnen rekenen op actuele plannen, de juiste toegangen en documentatie.
- Coördineer de tijdsregistratie, maandelijkse rapportering, facturatie, aankooporders en de financiële opvolging op projectniveau met de projectteams en Finance.
- Volg de resourcecapaciteit en vraag en aanbod binnen de projecten op, regel de toegang voor collega’s die aan een project worden toegevoegd en signaleer tekorten aan resources tijdig.
- Stel portfoliorapporten en -communicatie op in Power BI en ondersteun de PMO Manager bij reviews rond projectgovernance, audits en procesupdates.
- Organiseer projectvergaderingen, maak notulen en registreer acties, volg beslissingen op en behandel courante PMO-vragen voor het bredere projectteam.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- Praktische ervaring met projectopvolging, inclusief het bijhouden van basisprojectplannen, planningen, acties en statusinformatie.
- Praktische kennis van Power BI en Microsoft Office, in het bijzonder Excel, PowerPoint, Outlook en Word, om duidelijke rapporten en projectcommunicatie op te stellen.
- Praktische ervaring met SAP ter ondersteuning van project- of financiële administratie.
- Vaardigheden om Alfresco op gebruikersniveau te beheren, inclusief het helpen van collega’s met toegangsrechten en het bieden van courante ondersteuning.
- Tot twee jaar relevante ervaring in PMO-support, projectadministratie of een gelijkaardige functie.
- Vermogen om informatie over resources, kosten en governance nauwkeurig te beheren over meerdere projecten heen.
- Heldere schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden om samen te werken met projectmanagers, Finance, interne stakeholders en contactpersonen bij de klant.
- Een georganiseerde, nauwgezette en proactieve werkhouding, met de zelfstandigheid om meerdere prioriteiten te beheren en tussen verschillende PMO-domeinen te schakelen wanneer de werkdruk verandert.