Een Belgische financiële toezichthouder rekent op zijn ondersteuningsteams om mee te zorgen voor een eerlijke behandeling van consumenten van financiële producten en diensten en voor de naleving van de gedragsregels in de hele financiële sector. Als managementassistent ondersteunt u een multidisciplinaire afdeling van juristen en economen. U gebruikt MS Office, OneNote en SharePoint voor het beheren van correspondentie, documenten, dossiers en vergaderingen.
De missie
De afdeling draagt bij aan het toezicht op financiële instellingen, financiële producten, financiële dienstverleners en aanvullende pensioenen. Haar werk combineert juridische en economische analyses, wat een nauwkeurige documentverwerking, een betrouwbare administratieve opvolging en duidelijke communicatie met interne en externe contacten vereist. Het assistententeam ondersteunt de dagelijkse werking van de afdeling en helpt ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt.
U bent het belangrijkste administratieve aanspreekpunt voor de afdeling en biedt dagelijkse ondersteuning aan haar juridische en economische specialisten. Uw takenpakket omvat het afwerken van brieven, rapporten en nota’s, het registreren en verspreiden van correspondentie, het bijhouden van dossiers, het behandelen van telefoongesprekken en het organiseren van interne en externe vergaderingen, waarbij u ook occasioneel zakenreizen regelt. Daarnaast volgt u openstaande administratieve acties op en houdt u de betrokken partijen in het Nederlands en Frans op de hoogte.
Uw verantwoordelijkheden
- Coördineren van inkomende en uitgaande correspondentie, met inbegrip van registratie, verspreiding, opvolging en archivering.
- Afwerken van brieven, rapporten, nota’s en andere documenten door de juistheid, samenhang en vormgeving ervan te controleren.
- Bijhouden van volledige en actuele dossiers en administratieve gegevens overeenkomstig de vereisten van de afdeling.
- Organiseren van interne en externe vergaderingen, de praktische regelingen voorbereiden en occasionele zakenreizen coördineren.
- Behandelen van telefoongesprekken en dagelijkse verzoeken op een professionele manier en ze indien nodig doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
- Ondersteunen van juristen en economen bij de administratieve opvolging en zelfstandig prioriteiten stellen tussen verschillende verzoeken.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- Minstens 5 jaar ervaring als managementassistent of teamassistent in een juridische omgeving hebben.
- Een bachelordiploma in Office Management of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.
- MS Office vlot gebruiken, waaronder Outlook, Word en Excel, voor documentvoorbereiding, communicatie en administratieve opvolging.
- Vlot werken met OneNote en met gestructureerde processen voor het beheer van documenten en informatie.
- Professioneel en respectvol communiceren met collega’s en externe contacten.
- Uw werk zelfstandig organiseren, prioriteiten stellen en nauwkeurig blijven wanneer u verschillende verzoeken tegelijk beheert.
Gewenste vaardigheden
- Ervaring met SharePoint voor documentbeheer, samenwerking of dossieradministratie.
Talen
- Nederlands: C1, professionele schriftelijke en mondelinge beheersing.
- Frans: C1, professionele schriftelijke en mondelinge beheersing.
- Engels: B1, praktische kennis voor professioneel gebruik.
Opleiding
- Bachelordiploma in Office Management of gelijkwaardige beroepservaring en kwalificatie.