De auditdienst van een financiële toezichthouder ondersteunt onderzoeken naar financiële instellingen, financiële producten, dienstverleners en aanvullende pensioenen, en staat in voor de naleving van de beroepseed voor bankiers. Als Management Assistant ondersteunt u een multidisciplinair team van ongeveer 20 collega’s en staat u in voor de correspondentie, dossiers, vergaderingen en formele documenten. U werkt met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint, en ook met OneNote en SharePoint.
De missie
De dienst bestaat uit twee afdelingen. De ene voert onderzoeken uit naar financiële instellingen, financiële producten, dienstverleners en aanvullende pensioenen, terwijl de andere instaat voor de beroepseed van bankiers en de bijbehorende deontologische verplichtingen. Het team bestaat uit juridische onderzoekers, dossierbeheerders en drie managementassistenten. De administratieve dossiers en formele communicatie moeten nauwkeurig, traceerbaar en up-to-date blijven.
Uw functie omvat de dagelijkse administratieve coördinatie van de auditdienst. U bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten, beheert document- en e-mailstromen, houdt dossiers bij en organiseert interne en externe vergaderingen en plant occasionele verplaatsingen. U helpt het team ook bij het toepassen en actualiseren van secretariaatsprocedures. De functie combineert zelfstandig prioriteiten stellen met een nauwe samenwerking binnen een multidisciplinair team.
Uw verantwoordelijkheden
- Finaliseer brieven, rapporten en nota’s en controleer vóór verspreiding de structuur, taal, volledigheid en presentatie.
- Beheer correspondentie en e-mailverkeer door communicatie te registreren, door te sturen, op te volgen en te klasseren.
- Houd dossiers bij zodat documenten, acties en statusinformatie actueel en vlot terug te vinden blijven.
- Coördineer interne en externe vergaderingen, inclusief de praktische regelingen en de planning van occasionele verplaatsingen.
- Ondersteun het team door occasionele telefonische oproepen te behandelen, vragen te verduidelijken en collega’s te helpen administratieve problemen op te lossen.
- Verbeter de dagelijkse administratie door procedures zorgvuldig te beheren en waar nodig praktische aanpassingen te signaleren.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- Beschik over minstens vijf jaar ervaring als Management Assistant of Team Assistant, bij voorkeur in een juridische of regelgevende omgeving.
- Gebruik Microsoft Office vlot, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en OneNote, en werk efficiënt met SharePoint.
- Beheer meerdere prioriteiten, haal deadlines en schakel tussen taken zonder uw oog voor detail te verliezen.
- Communiceer professioneel en respectvol met collega’s en externe contacten, terwijl u zowel zelfstandig als in teamverband werkt.
- Beoordeel documenten kritisch en ga in uw administratieve werk doordacht en oplossingsgericht te werk.
- Leer bedrijfseigen systemen snel gebruiken en pas vastgelegde procedures consequent toe.
Talen
- Nederlands: C1
- Frans: C1
- Engels: B1, praktische kennis voor professioneel gebruik
Opleiding
- Bachelordiploma in office management of een gelijkwaardige kwalificatie.