Een Belgische publieke organisatie die instaat voor facilitair beheer, versterkt de manier waarop ze het meubilair beheert binnen kantoorprojecten en verhuisprogramma’s in Brussel en het Vlaamse Gewest. Als manager meubelbeheer analyseert en verbetert u het BOS-systeem voor de inventaris van het meubilair, organiseert u de processen rond voorraad en magazijnen en vertaalt u uw bevindingen naar praktische regels voor hergebruik en circulair beheer. De functie combineert het gebruik van AutoCAD, waar relevant voor kantoorindelingen, met inventarisanalyses in Excel en procesverbetering.
De missie
U maakt deel uit van de staf van een afdeling voor bouwprojecten, met ongeveer 90 medewerkers verdeeld over vier teams. De afdeling ondersteunt kantoorbouw-, optimalisatie- en verhuisprojecten, waarbij meubilair aan een andere locatie kan worden toegewezen, opgeknapt, opgeslagen voor later gebruik of via circulaire kanalen afgevoerd. Betrouwbare inventarisgegevens en duidelijke voorraadregels zijn belangrijk om onnodige aankopen, transporten en afvoer te beperken en tegelijk het hergebruik van bestaand meubilair te vergemakkelijken.
Uw werk omvat het volledige proces van meubelbeheer: van het documenteren van de huidige situatie tot het voorstellen van een toekomstig werkingsmodel. U werkt samen met meubilairspecialisten, productmanagers, teammanagers en verhuiscoördinatoren om het BOS-systeem te verbeteren, verantwoordelijkheden te verduidelijken en praktische werkafspraken vast te leggen. De opdracht vereist dat u zelfstandig informatie verzamelt, gestructureerd analyseert en aanbevelingen formuleert die zowel op kantoorlocaties als in magazijnen toepasbaar zijn. Uw bevindingen ondersteunen een roadmap op korte en middellange termijn voor de opvolging van meubilair, voorraadbeheer en duurzaam hergebruik.
Uw verantwoordelijkheden
- De huidige processen voor meubilair, voorraad en magazijnen in kaart brengen, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, informatiestromen en operationele knelpunten.
- Het BOS-systeem voor de inventaris van het meubilair verbeteren door problemen met de datakwaliteit te identificeren, werkwijzen te vereenvoudigen en regels voor registratie en rapportering vast te leggen.
- Een betrouwbaar overzicht opstellen van beschikbaar, toegewezen, bruikbaar, herstelbaar en verouderd meubilair op kantoorlocaties en in opslagfaciliteiten.
- De beoordeling en herorganisatie van de magazijnvoorraad organiseren, met inbegrip van praktische afspraken voor ontvangst, opslag, uitgifte, hergebruik en afvoer.
- Een toekomstig model voor voorraad- en meubelbeheer uitwerken, waarbij intern beheer, uitbesteding, externe partnerschappen en centrale coördinatie van meubelstromen met elkaar worden vergeleken.
- Een praktische roadmap opleveren met procesbeschrijvingen, verbeteracties en aanbevelingen voor de toekomstige rol van de organisatie als gemeenschappelijk platform voor meubelbeheer.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- U heeft ervaring met verhuisprojecten, logistiek of de gestructureerde coördinatie van meubilair en andere fysieke bedrijfsmiddelen.
- U kunt meubilair inventariseren en voorraadgegevens beheren, waarbij u een onderscheid maakt tussen items die klaar zijn voor gebruik, herstelling, opslag, opknapping of afvoer.
- U werkt vlot met Excel voor data-analyse, rapportering en gestructureerde overzichten.
- U kunt AutoCAD gebruiken om kantoorindelingen en de plaatsing van meubilair te begrijpen of te controleren wanneer dat vereist is.
- U brengt praktische ervaring mee met procesanalyse en kunt bevindingen vertalen naar duidelijke procedures en werkafspraken.
- U werkt zelfstandig en systematisch, betrekt interne stakeholders en communiceert aanbevelingen op een heldere manier.
- U hanteert een pragmatische aanpak om efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid, hergebruik en circulair beheer te verbeteren.