We zoeken een administratief ondersteunend medewerker op mediorniveau om bestuursvergaderingen te organiseren, de samenwerking met leveranciers te coördineren en de budgetopvolging te ondersteunen. Je combineert de organisatie van evenementen met aankoopadministratie en kantoorlogistiek.
Wat ga je doen?
- Organiseer directievergaderingen, met inbegrip van de verslaggeving en de opvolging bij de deelnemers.
- Controleer en codeer facturen op basis van de contracten en signaleer budgetafwijkingen.
- Volg aankoopprocedures, wettelijke termijnen en formele correspondentie op.
- Ondersteun onboarding, offboarding en welzijnsinitiatieven en help organigrammen bij te houden.
- Houd -pagina’s voor interne communicatie up-to-date.
- Coördineer de kantoorbenodigdheden, facilitaire diensten en bijbehorende contracten.
Wat breng je mee?
- Drie jaar ervaring in een administratieve functie.
- Eén jaar in een gelijkaardige functie binnen een federale overheidsdienst.
- Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
- Vier jaar ervaring met het coördineren en ondersteunen van derden en externe stakeholders.
- Communicatievaardigheden om medewerkers en externe stakeholders via de juiste kanalen te informeren.
- Vier jaar ervaring met het controleren en coderen van facturen op basis van de contracten.
- Vier jaar ervaring met het organiseren van vergaderingen, het opstellen van verslagen en het organiseren van evenementen.
- Ervaring met het organiseren van evenementen voor meer dan 100 personen.
- Vier jaar ervaring met , Excel en Word, naast ruimere vaardigheden in .
- Ervaring in de energiesector.
- Ervaring met het onderhouden van -pagina’s.
- Ervaring met het ondersteunen van het beheer van kantoorbenodigdheden en gebouwlogistiek.
- Het vermogen om planningen bij te houden en geplande activiteiten op te volgen.
- Een relevant , bijvoorbeeld in communicatie of administratie.
- Het vermogen om proactief en zelfstandig te werken, met de nodige discretie.
- of , B2.
- , C1.
Goed om te weten
- Occasionele verplaatsingen naar andere kantoren of locaties van derden kunnen nodig zijn.
Wat nu?
De mensen die hier goed presteren zijn degenen die zichzelf herkenden in deze beschrijving. Niet omdat ze aan elke eis voldoen, maar omdat de missie voor hen juist aanvoelde.
Wij werven actief voor deze functie. Sollicitaties worden beoordeeld door ons team, en passende profielen worden uitgenodigd voor een gesprek om de functie in detail te bespreken.
Solliciteren duurt minder dan een minuut. Uw e-mail, uw CV. Dat is alles wat we nodig hebben om het gesprek te starten.