Als senior project support officer binnen het transformation office van een grote Belgische bankinstelling ondersteunt u een strategisch datatransformatieprogramma dat rond drie initiatieven is opgebouwd. De functie combineert PMO- en programmagovernance, portfolioplanning, budgetopvolging en rapportering aan het management, en gebruikt PowerPoint, Excel, SharePoint en samenwerkingstools om een consistent beeld van de voortgang te waarborgen.
De missie
Het programma coördineert data-initiatieven waarvoor een gemeenschappelijke roadmap, consistente rapportering en formele opvolging van beslissingen nodig zijn. De PSO/PMO staat in voor de governance van stuurgroepen, managementcomités en programmareviews, en bundelt mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s en financiële informatie uit drie initiatieven. Zo krijgen de Lead Program Manager, de Initiative Owners en het senior management één beeld van de voortgang en van de knelpunten waarover beslissingen nodig zijn. De functie ondersteunt een op elkaar afgestemde planning en betrouwbare rapportering over meerdere deliveryteams heen.
U ondersteunt de Lead Program Manager en de Initiative Owners bij de dagelijkse coördinatie van het programma. Uw takenpakket omvat de voorbereiding van vergaderingen, het opstellen van notulen, actie- en beslissingsregisters, het onderhoud van de roadmap, budgetinformatie en managementrapporten. U coördineert bijdragen van meerdere stakeholders en deliveryteams, controleert de voortgang ten opzichte van de belangrijkste deliverables en escaleert afwijkingen via de vastgelegde governanceprocessen. De functie verbindt de operationele opvolging met de rapportering aan het management en zorgt ervoor dat engagementen en beslissingen zichtbaar en traceerbaar blijven.
Uw verantwoordelijkheden
- De geconsolideerde roadmap van het programma en de geïntegreerde planning over de drie initiatieven opstellen en onderhouden, zodat de governanceorganen een betrouwbaar overzicht krijgen van mijlpalen en afhankelijkheden.
- Stuurgroepen, managementcomités en programmareviews coördineren en agenda’s, vergadermateriaal, notulen, actielijsten en beslissingsregisters opstellen voor een tijdige opvolging.
- KPI’s, mijlpalen, budgetten, risico’s en afhankelijkheden consolideren in dashboards voor het management en terugkerende managementrapporten.
- Stuurgroepdossiers en presentaties voor het management voorbereiden, met consistente rapporteringsstandaarden voor alle transformatietrajecten.
- Budgetinformatie en financiële rapportering opvolgen, afwijkingen in de voortgang identificeren en onderbouwde informatie aanreiken voor managementbeslissingen.
- De governance-documentatie en de versiegeschiedenis beheren in SharePoint, Excel, Planner of gelijkwaardige samenwerkingstools, en ervoor zorgen dat artefacten actueel en toegankelijk blijven.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- U beschikt over minstens 5 jaar relevante ervaring in PMO, projectondersteuning of programmagovernance en hebt daarbij een groot programma of strategisch initiatief ondersteund.
- U past methodologieën voor portfolio- en projectmanagement toe om planning, afhankelijkheden, rapportering en governance te beheren.
- U zorgt voor een nauwkeurige budgetopvolging en financiële rapportering en staat ook in voor rapportering aan het management en de voorbereiding van presentaties voor senior stakeholders.
- U beschikt over gevorderde vaardigheden in PowerPoint en Excel en gebruikt daarnaast SharePoint en samenwerkingstools om informatie te structureren.
- U coördineert gelijktijdig meerdere stakeholders en deliveryteams en werkt daarbij gestructureerd en nauwgezet.
- U communiceert helder en werkt vlot samen met het senior management en de managementcomités.
Gewenste vaardigheden
- Ervaring met Data-, Reporting- of Analytics-programma’s.
- Ervaring in de banksector, verzekeringssector of andere gereglementeerde omgevingen.
- Ervaring in consulting of binnen een transformation office.
Talen
- Engels: goede kennis voor professioneel gebruik, CEFR-niveau niet gespecificeerd.
- Nederlands: goede kennis indien het Nederlands als lokale taal wordt gekozen, CEFR-niveau niet gespecificeerd.
- Frans: goede kennis indien het Frans als lokale taal wordt gekozen, CEFR-niveau niet gespecificeerd.
Opleiding
- Masterdiploma of gelijkwaardige professionele ervaring.